Ambiente di lavoro digitale
Cos’è un ambiente di lavoro digitale?
Un ambiente di lavoro digitale è una forma virtualizzata del lavoro svolto in presenza in un ufficio tradizionale, in cui molti elementi di collaborazione e produttività vengono eseguiti attraverso una combinazione di applicazioni digitali, cloud computing e altre tecnologie.
Come vengono utilizzati gli ambienti di lavoro digitali?
In un ecosistema digitale, alcune attività o funzioni d'ufficio vengono svolte virtualmente e spesso soddisfano esigenze specifiche del settore o di sicurezza, team selezionati e preferenze personali. Gli ambienti di lavoro digitali possono essere implementati per piccoli gruppi di dipendenti locali, ma possono anche essere configurati per più uffici o filiali, indipendentemente da dove trovano: in città, regioni o paesi diversi.
In altre parole, un ambiente di lavoro digitale offre un numero praticamente infinito di opportunità per le imprese, abbatte le barriere comuni degli ambienti di lavoro tradizionali e si evolve in base al modo e al luogo in cui operiamo.
Quale infrastruttura richiede un ambiente di lavoro digitale?
Le soluzioni per l'ambiente di lavoro digitale sicuro possono integrare qualsiasi numero di dispositivi, software e hardware. Un ambiente di lavoro digitale può limitarsi a email e messaggistica istantanea, tool per riunioni virtuali, risorse cloud come storage ed elaborazione e social media condivisi o applicazioni aziendali. Se implementato correttamente, l'ambiente di lavoro digitale consente di aumentare l'agilità, la flessibilità, la produttività, le entrate e persino accelerare l'innovazione.
L'evoluzione dell'ambiente di lavoro digitale
Quello che viene definito come ambiente di lavoro è in costante mutamento fin dalla moderna industrializzazione; tuttavia, l'ambiente di lavoro digitale è un progresso relativamente recente, incentivato dallo sviluppo rapido di dispositivi predisposti per Internet, dalla crescita dei dati e dalla necessità di analizzarli e dalle mutevoli esigenze di una forza lavoro più giovane.
Tecnologia
Negli ultimi 20-30 anni, nuove ed entusiasmanti tecnologie sono state create a ritmi serrati, aggiungendo funzionalità praticamente illimitate alla gamma di tool della forza lavoro. Internet, in particolare, insieme alle numerosissime tecnologie che ne derivano, ha decentralizzato la nozione comune che definisce il luogo in cui lavoriamo. Lo spazio fisico non è più necessario. La comunicazione può avvenire istantaneamente a distanza di migliaia di chilometri. Le informazioni possono essere archiviate, consultate e condivise quasi in tempo reale. Il divario tra le persone e la produttività non è mai stato così irrisorio.
Data
Il mondo sempre disponibile e connesso di oggi ha liberato una quantità esponenziale di dati. Dai telefoni cellulari all'intelligenza artificiale fino al machine learning, Internet ci consente di generare e raccogliere grandi quantità di informazioni (ad es. Big Data). Il problema? L'ambiente di lavoro ha bisogno di metodi rapidi e affidabili per analizzarle e renderle preziose.
Persone
L'ambiente di lavoro digitale è anche incentivato dalle mutevoli esigenze e valori di una forza lavoro più giovane ed emergente. Mentre i baby boomer dividevano il lavoro dalla vita domestica, le generazioni successive desiderano una maggiore flessibilità in termini di preferenze lavorative, incentivando un'adozione più diffusa di modelli di lavoro ibridi (vale a dire, quando i dipendenti possono lavorare dalle proprie abitazioni o in altri luoghi fuori sede, sempre o solo quando necessario). I lavoratori possono accedere a tutto quello di cui hanno bisogno da un server o un'applicazione basata su cloud e rimanere in contatto con i team con la massima facilità.
Quali sono i componenti di un modello di ambiente di lavoro digitale?
In generale, i modelli di lavoro digitale includono qualsiasi insieme di cinque componenti di base: comunicazione, sicurezza, storage, analisi e gestione. Tieni presente che per avere un ambiente di lavoro digitale non serve avere tutti i componenti: sono sufficienti solo quelli necessari per svolgere le proprie attività in una giornata di lavoro specifica.
Comunicazione
La comunicazione è fondamentale per il successo di qualsiasi ambiente di lavoro digitale: interagire e collaborare in tempo reale o quasi da una o più sedi. I programmi comuni includono piattaforme di messaggistica istantanea come Slack e applicazioni per riunioni virtuali come Zoom. Questo componente deve includere anche metodi asincroni. Rispetto a quella sincrona, la comunicazione asincrona non richiede un'azione immediata, consentendo alle persone di rispondere o aggiornare il proprio calendario.. Un esempio ampiamente utilizzato della comunicazione asincrona è l'email.
Sicurezza
Sebbene sia comodo, lo spostamento di flussi di lavoro e programmi critici online può esporre le aziende a potenziali minacce virtuali e informatiche. È fondamentale che un ambiente di lavoro digitale venga protetto da hacker e altri attacchi dannosi. La sicurezza può essere richiesta in base alla conformità o ai regolamenti governativi o lasciata alla discrezione e/o alle esigenze dell'azienda.
Storage
Che si tratti di server fisici in loco o caricati nel cloud, disporre di spazio di storage sufficiente per gestire i carichi di lavoro previsti e imprevisti è assolutamente necessario.
Analisi
Quando la raccolta e l'affluenza di enormi quantitativi di dati è una funzione di lavoro mission-critical, disporre di una dorsale digitale solida ed efficiente può aumentare l'agilità, incentivare l'innovazione e migliorare un vantaggio competitivo.
Gestione
Un ambiente di lavoro digitale richiede un sistema che consenta di monitorare ogni progetto, soprattutto quando si coordinano dipendenti dislocati in più sedi. Probabilmente, tutto questo richiede una forma di project management per il monitoraggio dei progressi dall'inizio alla fine; una gestione dei casi che consenta agli utenti di collaborare tramite un'unica interfaccia; e una gestione efficace dei processi in grado di identificare le inefficienze e ottimizzare i flussi di lavoro.
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di un modello di ambiente di lavoro digitale?
Vantaggi
- Scopri maggiori opportunità di scalabilità e flessibilità e adattati a nuove opportunità di business o interruzioni impreviste dell'attività (ad esempio, una pandemia globale, condizioni meteorologiche avverse ecc.)
- Consenti ai dipendenti di lavorare ovunque sia possibile (in viaggio, tra una riunione e l'altra in luoghi fuori sede, a casa) offrendo funzionalità di collaborazione avanzate e multitasking che possono migliorare la produttività.
- Attira potenziali talenti che apprezzano l'equilibrio tra lavoro e vita privata e possono essere influenzati da un modello di lavoro ibrido o remoto e da altre esperienze che si adattano alle loro priorità. Il passaggio a un modello digitale può anche contribuire ad aumentare i tassi di fidelizzazione dei dipendenti.
- Riduci le spese generali. L'installazione di elementi di un ambiente di lavoro digitale può ridurre le spese di viaggio. Il passaggio a un modello virtuale o remoto a tempo pieno elimina i costi generali fissi come uffici fisici e arredi.
- Migliora la trasparenza. Trasferire più flussi di lavoro nello spazio digitale offre maggiori informazioni sulle operazioni quotidiane, contribuendo a identificare i successi e le opportunità di miglioramento.
- Aumenta i profitti. Abbinati ad altri risparmi sui costi, i modelli digitali garantiscono una maggiore agilità che contribuisce ad accelerare le opportunità di business e aiuta le aziende a raggiungere i mercati in modo più rapido.
Svantaggi
- Richiede una connessione Internet affidabile e sufficientemente potente in ogni momento. Senza questa, il lavoro va in stallo.
- Vulnerabile alle minacce informatiche e ad altre minacce uniche nel loro genere. A differenza dei modelli tradizionali, in cui le risorse sono più isolate dalle forze esterne, i preziosi dati aziendali possono diventare un bersaglio per hacker, spionaggio aziendale e altri utenti malintenzionati.
- Richiede un investimento iniziale e costi regolari, tra cui installazione, formazione, gestione e aggiornamenti.
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