IT Asset Management (ITAM):
Cos’è l’IT asset management?
L'IT Asset Management è il processo di gestione efficiente delle apparecchiature IT durante il loro ciclo di vita o periodo di proprietà in modo da aumentarne al massimo il valore per l'azienda.
Conosciuto anche come "gestione del ciclo di vita degli asset IT" o semplicemente "gestione del ciclo di vita degli asset", l’ITAM è un quadro di riferimento per la gestione proattiva e strategica di aspetti quali l'acquisizione, l'utilizzo, la manutenzione e la dismissione degli asset IT.
Non va confuso con la gestione delle operazioni IT, che si occupa di fornire servizi IT e di ottimizzare le prestazioni del sistema, l'ITAM si concentra infatti sull'implementazione e l'automazione dei processi di gestione di inventari di asset complessi, dall'acquisto all’eliminazione.
- Quali sono i tipi di IT Asset Management?
- Quali sono le fasi dell’IT Asset Management?
- Come funziona un processo di IT Asset Management?
- Quali sono i vantaggi dell’IT Asset Management?
- Le problematiche dell'IT Asset Management
- Best practice ITAM
- ITAM, HPE e sostenibilità
Quali sono i tipi di IT Asset Management?
L’IT Asset Management (ITAM) ha diverse varianti, ciascuna focalizzata su diverse aree di questo dominio:
- Hardware Asset Management (HAM): l’HAM gestisce computer, server, apparecchiature di rete, periferiche e dispositivi mobili. Comprende il monitoraggio dell’inventario, la programmazione della manutenzione e la gestione del ciclo di vita dell’hardware.
- Software Asset Management (SAM): il SAM gestisce l’acquisizione, la distribuzione, il monitoraggio dell’utilizzo, la compliance delle licenze e l’ottimizzazione degli asset software. Contribuisce alla compliance legale, alla riduzione dei costi e all’ottimizzazione del software.
- Gestione delle licenze: un sottoinsieme del software asset management focalizzato sul monitoraggio e sulla gestione delle licenze software. Comporta la registrazione precisa delle licenze software, il monitoraggio del loro utilizzo, la garanzia della compliance dei loro contratti e l’ottimizzazione dell’utilizzo delle licenze per risparmiare sui costi.
- Gestione finanziaria dell’IT (ITFM): l’ITFM include la definizione dei budget, l’allocazione dei costi, il chargeback e la generazione di report finanziari. Consente alle aziende di analizzare i costi dei servizi e degli asset IT, oltre a ottimizzare la spesa IT.
- Digital Asset Management (DAM): il DAM gestisce contenuti multimediali, documenti, progetti e altri asset digitali. Comprende la categorizzazione degli asset, la gestione delle informazioni, il controllo di versioni e accessi e il DRM.
- Cloud Asset Management: con la crescita della popolarità dei servizi cloud, il cloud asset management è fondamentale per la gestione degli asset IT in tali ambienti. Prevede la gestione delle risorse cloud, l’ottimizzazione della spesa, il monitoraggio del consumo e la compliance con i contratti dei cloud provider.
- Mobile Asset Management: le organizzazioni gestiscono smartphone, tablet e computer. Quest’attività comprende il provisioning dei dispositivi, la gestione della sicurezza, la distribuzione delle applicazioni e l’amministrazione della spesa per i servizi mobili.
- IT Service Management (ITSM): l’ITIL (Information Technology Infrastructure Library) comprende prassi di IT asset management nella delivery dei servizi e nel supporto. L’ITSM comprende la gestione degli incidenti, delle problematiche e delle modifiche, nonché l’asset management, per proporre servizi IT in modo efficace.
Quali sono le fasi dell’IT Asset Management?
Diversamente da quanto pensano in molti, l'ITAM non inizia con l’inserimento di un asset nell'inventario, ma dal momento in cui sorge la necessità di un nuovo asset IT. Qui di seguito sono riportate le cinque fasi dell’ITAM e i requisiti per ciascuna di esse.
- Richiesta: il processo di richiesta inizia quando, all'interno di un'azienda, viene presentata una richiesta di acquisto di nuove apparecchiature IT. Le best practice dell’ITAM comprendono un metodo standardizzato e automatizzato per la presentazione delle richieste e un insieme predefinito di criteri in base ai quali le richieste saranno valutate e approvate o respinte.
- Procurement: in questa fase si verifica l’acquisizione degli asset IT. La selezione dei fornitori, la negoziazione dei contratti, le procedure di finanziamento e l'inserimento in inventario degli asset acquistati sono aspetti chiave dell'IT Asset Management che entrano in gioco in questa fase.
- Distribuzione: in questa fase, le apparecchiature IT entrano in uso, indipendentemente dal fatto che si trovino in un data center, in uno stabilimento o in una postazione di lavoro individuale. Le best practice ITAM prevedono l'utilizzo di strumenti di gestione dell'inventario, l'assegnazione delle apparecchiature, nonché specifici "proprietari" e ubicazioni.
- Manutenzione: la manutenzione degli asset comprende la manutenzione fisica di routine, gli aggiornamenti software e le eventuali riparazioni necessarie. I processi automatizzati, supportati da strumenti di gestione, sono i tratti distintivi dei sistemi di IT asset management maturi per la manutenzione.
- Dismissione: tutti gli asset IT giungono al termine della loro vita utile e devono essere dismessi. Occasionalmente, le apparecchiature si guastano, ma con buone prassi di IT Asset Management, il costo del mantenimento di asset obsoleti viene attentamente ponderato rispetto ai vantaggi in termini di prestazioni derivanti dalla loro sostituzione con tecnologie più attuali.
Come funziona un processo di IT Asset Management?
L’IT Asset Management (ITAM) aumenta al massimo il valore e riduce al minimo il rischio gestendo l’hardware, il software e i relativi asset di un’organizzazione. Come funziona:
- Inventario: la procedura ha inizio con un inventario di tutti gli asset IT usati dall’azienda e di sua proprietà, tra cui computer, server, apparecchiature di rete, periferiche, licenze software, abbonamenti e risorse digitali.
- Classificazione degli asset: tipo, utilizzo, proprietà e criticità operativa determinano la classificazione degli asset. Categorizzando e assegnando la giusta priorità agli asset è possibile gestire e allocare le risorse al meglio.
- Documentazione: date di acquisto degli asset, garanzie, configurazioni, contratti di licenza e cronologie di utilizzo vengono registrati. Questa documentazione mostra l’infrastruttura IT dell’azienda e supporta il processo decisionale.
- Gestione del ciclo di vita degli asset: dall’acquisizione allo smaltimento. L’ITAM richiede processi ottimali di procurement, distribuzione, manutenzione, aggiornamento e dismissione. In questo modo si ottimizza l’uso degli asset per tutta la loro durata e si riducono i costi e i pericoli.
- Compliance: seguire le normative, gli standard di settore e i contratti di licenza riduce i rischi legali e finanziari. Nell’ambito del processo ITAM, le policy sono monitorate e applicate, le licenze software vengono utilizzate nel rispetto dei termini e delle condizioni e la compliance viene verificata periodicamente.
- Ottimizzazione: l’ITAM aumenta al massimo il valore degli asset IT e riduce al minimo lo spreco. Richiede l’identificazione di asset inutilizzati o datati, riallocando le risorse e adottando iniziative di risparmio sui costi, come il consolidamento delle licenze e i contratti con i fornitori.
- Sicurezza: l’IT Asset Management include la protezione da minacce e punti deboli. I metodi di sicurezza includono crittografia, restrizioni degli accessi, gestione delle patch e software antivirus che proteggono gli asset da accesso non autorizzato, violazioni dei dati e attacchi informatici.
- Generazione di report e analisi: i report sui dati degli asset IT rivelano consumi, prestazioni e costi. Contribuiscono a individuare le tendenze, a prendere decisioni ponderate e a ottimizzare gli investimenti IT per soddisfare gli obiettivi e le priorità dell’azienda.
Un buon processo di IT Asset Management garantisce il funzionamento sicuro ed efficiente dell’infrastruttura IT di un’organizzazione e aumenta al massimo gli investimenti tecnologici.
Quali sono i vantaggi dell’IT Asset Management?
L'IT Asset Management offre diversi vantaggi:
- Aiuta le organizzazioni a ottimizzare l'allocazione delle risorse e a realizzare investimenti tecnologici mirati, garantendo l'efficienza del budget ed evitando spese inutili.
- La dismissione sicura e responsabile degli asset IT garantisce la compliance alle normative in materia di dati e ambiente, proteggendo la reputazione e il benessere finanziario dell'organizzazione.
- Una gestione efficace consente alle organizzazioni di ottimizzare il potenziale dell'infrastruttura, ottenendo prestazioni migliori e costi contenuti.
- Attraverso una pianificazione proattiva, l'IT Asset Management snellisce i flussi di lavoro, aumenta la produttività e riduce il downtime, migliorando l'efficienza complessiva.
Le problematiche dell'IT Asset Management
La gestione degli asset IT comporta delle problematiche:
- Collegare infrastrutture multi-generazionali: quando le aziende adottano nuove tecnologie come HPE GreenLake, la fusione di diverse generazioni di infrastruttura diventa complessa. Coordinare e ottimizzare questi asset, garantendo che operino in sinergia e senza interruzioni, è essenziale.
- Estendere la durata della tecnologia: la tecnologia si evolve rapidamente, rendendo difficile mantenere gli asset in funzione a lungo. Per sfruttare al meglio gli investimenti IT, sono necessari la manutenzione proattiva, gli upgrade e una pianificazione intelligente al fine di evitare costi inutili.
- Smaltimento responsabile e sostenibile: smaltire gli asset obsoleti in modo responsabile è fondamentale per l'ambiente e per la compliance. Cancellare in modo sicuro i dati sensibili e rispettare le normative durante il riciclaggio o lo smaltimento degli asset rappresenta una problematica.
Best practice ITAM
Le best practice di IT Asset Management (ITAM) possono ottimizzare al massimo la spesa IT, ridurre al minimo i costi, contenere i rischi e garantire la compliance alle normative. Alcune delle best practice ITAM più importanti sono:
- Sponsorizzazione della dirigenza: per dimostrare il valore delle attività ITAM e garantire l’allineamento con gli obiettivi aziendali, ottieni la sponsorizzazione e il supporto da parte della dirigenza.
- Policy e procedure: crea policy e procedure ITAM complete che specifichino ruoli, responsabilità, processi e standard per l’IT Asset Management durante l’intero ciclo di vita.
- Crea un inventario degli asset: monitora tutti gli asset IT, tra cui hardware, software, licenze e risorse digitali. Acquisisci e gestisci i dati degli asset in modo efficiente sfruttando l’automazione.
- Classificazione e categorizzazione degli asset: per allocare le risorse in modo efficiente e dare priorità alle iniziative di gestione, classifica e categorizza gli asset in base a fattori quali il tipo, la proprietà, la criticità e l’utilizzo.
- Documentazione: registra data di acquisto, garanzia, configurazione, contratti di licenza e cronologia di utilizzo dell’asset. Archivia i dati sugli asset in repository centrali per un accesso rapido.
- Gestione del ciclo di vita: gestisci sistematicamente gli asset dall’acquisto allo smaltimento. In base ai processi documentati, questo aspetto comprende l’acquisizione, la distribuzione, la manutenzione, gli aggiornamenti e la dismissione.
- Gestione della compliance: monitora e applica le normative ITAM ed esegui controlli e revisioni frequenti per garantire la compliance alle normative, agli standard di settore e alle licenze.
- Ottimizzazione e controllo dei costi: aumenta al massimo il valore degli asset IT e riduci i costi. Ottimizza la spesa IT eliminando le apparecchiature inutilizzate o duplicate, consolidando le licenze, negoziando contratti vantaggiosi con i fornitori e tagliando i costi.
- Gestione del rischio e della sicurezza: proteggi gli asset IT da cyberattacchi, accesso illegale e violazioni dei dati. Implementa restrizioni degli accessi, crittografia, gestione delle patch e monitoraggio della sicurezza.
- Formazione e sensibilizzazione: forma i dipendenti su regole, processi e best practice in materia di ITAM. Garantisci che gli stakeholder comprendano i loro doveri di IT Asset Management.
- Miglioramento continuo: monitora e analizza le procedure e le prassi ITAM per individuare e risolvere i problemi. Sviluppa una cultura di miglioramento continuo per l’adattamento ai cambiamenti organizzativi e tecnologici.
- Integrazione con ITSM e altri processi IT: per garantire il coordinamento e l’allineamento tra le attività IT, integra l’ITAM con altri processi IT come l’IT Service Management (ITSM), il Change Management e la gestione della configurazione.
Queste best practice possono supportare l’organizzazione nella creazione di solidi sistemi ITAM che gestiscono gli asset IT, ottimizzano gli investimenti e soddisfano gli obiettivi di business.
ITAM, HPE e sostenibilità
L'ITAM (IT Asset Management) e HPE (Hewlett Packard Enterprise) sono strettamente legati alla sostenibilità attraverso diversi servizi finalizzati a un IT Asset Management responsabile:
- HPE Asset Upcycling Services: è incentrato sullo smaltimento sostenibile degli asset IT dismessi. HPE aiuta le organizzazioni a ottimizzare il valore dei loro asset ricondizionandoli, rivendendoli o riciclandoli, riducendo così l'e-waste e promuovendo l'economia circolare.
- HPE Accelerated Migration Services: supporta le organizzazioni nella transizione verso infrastrutture IT più efficienti e sostenibili, con l'obiettivo di ottimizzare l'utilizzo delle risorse e ridurre l'impatto ambientale.
- HPE Pre-owned Technology Services: HPE offre servizi dedicati alla tecnologia di seconda mano che consentono alle organizzazioni di acquistare apparecchiature IT di qualità a costi contenuti. Promuovendo l'uso di apparecchiature ricondizionate, HPE contribuisce a ridurre i rifiuti elettronici e a promuovere la sostenibilità.
- HPE Circular Economy Report: HPE pubblica un report sull'economia circolare che illustra il suo impegno a favore della sostenibilità, evidenziando i suoi sforzi nell'IT Asset Management responsabile, nel riciclo e nella riduzione dell'impatto ambientale.