IT-Asset-Management (ITAM):
Was ist IT-Asset-Management?
Das IT-Asset-Management ist das effiziente Management von IT-Geräten während ihres gesamten Lebenszyklus oder der gesamten Eigentumsdauer mit dem Ziel, ihren Wert für das Unternehmen zu maximieren.
ITAM, das auch als „IT-Asset Lifecycle Management“ oder „Asset Lifecycle Management“ bezeichnet wird, ist ein Framework für das proaktive und strategische Management der Anschaffung, Nutzung, Wartung und Außerbetriebnahme von IT-Assets.
Es sollte nicht mit dem Management des IT-Betriebs verwechselt werden, bei dem es um die Bereitstellung von IT-Services und die Optimierung der Systemleistung geht. Das ITAM konzentriert sich vielmehr auf die Implementierung und Automatisierung von Prozessen für das Management komplexer Assetbestände – von der Anschaffung bis zur Entsorgung.
- Arten des IT-Asset-Managements
- Phasen des IT-Asset-Managements
- Wie funktioniert ein IT-Asset-Management-Prozess?
- Welche Vorteile bietet das IT-Asset-Management?
- Die Herausforderungen beim IT-Asset-Management
- Best Practices für ITAM
- ITAM, HPE und Nachhaltigkeit
Arten des IT-Asset-Managements
IT-Asset-Management (ITAM) gibt es in verschiedenen Varianten, die sich jeweils auf unterschiedliche Bereiche des IT-Asset-Managements konzentrieren:
- Hardware Asset Management (HAM) verwaltet Computer, Server, Netzwerkausrüstung, Peripheriegeräte und mobile Geräte. Dazu gehören Bestandsverfolgung, Wartungsplanung und Hardware Lifecycle Management.
- Software Asset Management (SAM) verwaltet den Erwerb, die Bereitstellung, die Nutzungsüberwachung, die Einhaltung der Lizenzbestimmungen und die Optimierung von Software-Assets. Es hilft bei der Compliance, der Senkung von Softwarekosten und der Softwareoptimierung.
- License Management: Ein Teilbereich von SAM, der sich auf Tracking und Verwaltung von Softwarelizenzen konzentriert. Dazu gehören genaue Aufzeichnungen über Softwarelizenzen, die Überwachung der Lizenznutzung, die Sicherstellung der Compliance bei Lizenzvereinbarungen und eine optimierte Lizenznutzung für reduzierte Kosten.
- IT Financial Management (ITFM) umfasst Budgetierung, Kostenzuweisung, Verbrauchsabrechnung und Finanzberichte. Es hilft Unternehmen, die Kosten für IT-Anlagen und -Services zu analysieren und die IT-Ausgaben zu optimieren.
- Digital Asset Management (DAM) verwaltet Multimedia-, Dokument-, Design- und andere digitale Assets. Es umfasst Asset-Kategorisierung, Informationsmanagement, Versionskontrolle, Zugriffskontrolle und DRM.
- Cloud Asset Management ist für die Verwaltung von IT-Ressourcen in Cloud-Umgebungen von entscheidender Bedeutung, da Cloud-Services immer beliebter werden. Dazu gehören die Verwaltung von Cloud-Ressourcen, die Optimierung der Ausgaben, die Überwachung des Verbrauchs und die Einhaltung von Vereinbarungen mit Cloud-Anbietern.
- Mobile Asset Management beschreibt die Verwaltung von Handys, Tablets und Computern in Unternehmen. Dies umfasst die Bereitstellung von Geräten, das Sicherheitsmanagement, die Bereitstellung von Anwendungen und die Verwaltung mobiler Aufwendungen.
- IT Service Management (ITSM): ITIL (Information Technology Infrastructure Library) umfasst Praktiken zur Verwaltung von IT-Assets bei der Bereitstellung und Unterstützung von Services. ITSM umfasst Incident-, Issue-, Change- und Asset-Management, um IT-Services effektiv anzubieten.
Phasen des IT-Asset-Managements
Viele glauben, dass der ITAM-Prozess beginnt, wenn ein Asset in den Bestand aufgenommen wird. Tatsächlich beginnt er in dem Moment, in dem der Bedarf an einem neuen IT-Asset entsteht. Hier sehen Sie die fünf Phasen des ITAM und die Anforderungen für jede Phase:
- Anforderung: Der Anforderungsprozess beginnt, wenn eine Person innerhalb eines Unternehmens die Anschaffung neuer IT-Geräte anfordert. Zu den Best Practices des ITAM gehören eine standardisierte, automatisierte Methode für die Übermittlung von Anforderungen und eine vordefinierte Gruppe von Kriterien, auf deren Basis Anforderungen geprüft und genehmigt oder abgelehnt werden.
- Beschaffung: Diese Phase beinhaltet die Anschaffung von IT-Assets. Wichtige Aspekte des IT-Asset-Managements während dieser Phase sind die Auswahl eines Anbieters, Vertragsverhandlungen, Finanzierungsverfahren und die erfolgreiche Aufnahme der erworbenen Assets in den Bestand.
- Implementierung: In dieser Phase werden die IT-Geräte für die Nutzung vorbereitet, ob in einem Rechenzentrum, in einer Werkhalle oder auf der Workstation eines einzelnen Benutzers. Zu den Best Practices des ITAM gehört die Nutzung von Tools für das Bestandsmanagement, von Gerätezuweisungen und von festgelegten „Eigentümern“ und Standorten.
- Wartung: Die Asset-Wartung umfasst Routinemaßnahmen für die physische Instandhaltung sowie Software-Updates und alle notwendigen Reparaturen. Ausgereifte IT-Asset-Management-Systeme für die Wartung zeichnen sich durch automatisierte Prozesse aus, die durch Management-Tools unterstützt werden.
- Außerbetriebnahme: Alle IT-Assets müssen am Ende ihres Lebenszyklus außer Betrieb genommen werden. Gelegentlich kommt es vor, dass Geräte nicht mehr funktionieren. Aber mit effektiven Verfahren für das IT-Asset-Management können die Kosten für den weiteren Einsatz älterer Assets und die Leistungsvorteile, die entstehen, wenn sie durch neuere Technologie ersetzt werden, sorgfältig abgewogen werden.
Wie funktioniert ein IT-Asset-Management-Prozess?
IT-Asset-Management (ITAM) maximiert den Wert und minimiert das Risiko durch die Verwaltung von Hardware, Software und zugehörigen Assets in einem Unternehmen. Und so funktioniert’s:
- Bestandsaufnahme: Das Verfahren beginnt mit einer Bestandsaufnahme aller unternehmenseigenen und genutzten IT-Anlagen, einschließlich Computern, Servern, Netzwerkausrüstung, Peripheriegeräten, Softwarelizenzierungen, Abonnements und digitalen Assets.
- Asset-Klassifizierung: Art, Nutzung, Eigentum und betriebliche Relevanz bestimmen die Klassifizierung der Assets. Dies hilft bei der Verwaltung und Zuweisung von Ressourcen durch Kategorisierung und Priorisierung von Assets.
- Dokumentation: Kaufdaten, Garantien, Konfigurationen, Lizenzvereinbarungen und Nutzungshistorien werden aufgezeichnet. Diese Dokumentation zeigt die IT-Infrastruktur des Unternehmens und hilft bei der Entscheidungsfindung.
- Asset Lifecycle Management: Vom Erwerb bis zur Entsorgung. ITAM erfordert eine erfolgreiche Beschaffung, Bereitstellung, Wartung, Aktualisierung und Stilllegung. Dadurch wird die Nutzung der Assets während ihrer gesamten Lebensdauer optimiert und Kosten und Gefahren werden reduziert.
- Compliance: Die Einhaltung von Vorschriften, Industriestandards und Lizenzvereinbarungen verringert rechtliche und finanzielle Risiken. Im Rahmen des ITAM-Prozesses werden Richtlinien überwacht und durchgesetzt, Softwarelizenzierungen werden entsprechend den Bedingungen genutzt und die Compliance wird regelmäßig überprüft.
- Optimierung: ITAM maximiert den Wert der IT-Assets und minimiert die Verschwendung. Dies erfordert die Ermittlung ungenutzter oder veralteter Ressourcen, die Neuzuweisung von Ressourcen und Initiativen zur Kosteneinsparung, wie beispielsweise die Konsolidierung von Lizenzen und Anbietervereinbarungen.
- Sicherheit: Das IT-Asset-Management umfasst den Schutz vor Bedrohungen und Schwachstellen. Sicherheitsmethoden wie Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Patch-Verwaltung und Antivirensoftware schützen vor unbefugtem Zugriff, Datenverletzungen und Cyberangriffen.
- Berichterstattung und Analyse: Die Berichterstattung über IT-Asset-Daten gibt Aufschluss über Verbrauch, Leistung und Kosten. Dies hilft, Trends zu erkennen, fundierte Entscheidungen zu treffen und IT-Investitionen zu optimieren, um die Unternehmensziele und -prioritäten zu erreichen.
Ein gutes IT-Asset-Management-Verfahren gewährleistet das effiziente und sichere Funktionieren der IT-Infrastruktur eines Unternehmens und maximiert die technologischen Investitionen.
Welche Vorteile bietet das IT-Asset-Management?
IT-Asset-Management hat mehrere Vorteile:
- Es unterstützt Unternehmen dabei, die Ressourcen-Zuordnung zu optimieren und bessere Investitionen in Technologie zu tätigen, wodurch die Budget-Effizienz sichergestellt wird und unnötige Ausgaben vermieden werden.
- Die sichere und verantwortungsvolle Außerbetriebnahme von IT-Assets gewährleistet die Konformität mit daten- sowie umweltbezogenen Vorschriften und schützt den Ruf und das finanzielle Wohlergehen des Unternehmens.
- Ein effektives Management ermöglicht Unternehmen eine Maximierung des Infrastrukturpotenzials. Dies führt zu einer besseren Leistung und Kosteneffizienz.
- Durch proaktive Planung optimiert das IT-Asset-Management Workflows, steigert die Produktivität und minimiert Ausfallzeiten, wodurch die Effizienz insgesamt verbessert wird.
Die Herausforderungen beim IT-Asset-Management
Die Verwaltung von IT-Assets ist mit Herausforderungen verbunden:
- Zusammenführen generationsübergreifender Infrastrukturen: Wenn Unternehmen neue Technologien wie HPE GreenLake einführen, wird das Zusammenführen unterschiedlicher Infrastrukturgenerationen problematisch. Das Koordinieren und Optimieren dieser Assets bei gleichzeitiger Sicherstellung, dass sie reibungslos zusammenarbeiten, ist unverzichtbar.
- Ausweiten der Nutzungsdauer von Technologie: Technologie unterliegt einer schnellen Entwicklung, wodurch es schwierig ist, Assets mit einer langen Laufzeit zu betreiben. Für eine optimale Nutzung von IT-Investitionen sind proaktive Wartung, Upgrades und intelligente Planung erforderlich, um unnötige Kosten zu vermeiden.
- Verantwortungsvolle und nachhaltige Entsorgung: Die Entsorgung alter Assets ist unverzichtbar für die Umwelt sowie für die Compliance. Das sichere Löschen sensibler Daten und die Einhaltung von Vorschriften beim Recyceln oder Entsorgen von Assets sind eine Herausforderung.
Best Practices für ITAM
Bewährte IT-Asset-Management (ITAM)-Verfahren können IT-Ausgaben maximieren, Kosten minimieren, Risiken begrenzen und die Compliance gewährleisten. Hier sind wichtige ITAM-Best Practices:
- Führungskräfte als Partner: Um den Wert von ITAM-Aktivitäten zu verdeutlichen und die Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen zu gewährleisten, sollten Sie sich die Unterstützung der Geschäftsleitung sichern.
- Richtlinien und Verfahren: Erstellen Sie umfassende ITAM-Richtlinien und -Verfahren, die Rollen, Zuständigkeiten, Prozesse und Standards für das Lifecycle-IT-Asset-Management festlegen.
- Erstellen Sie ein Bestandsverzeichnis: Behalten Sie den Überblick über alle IT-Assets, einschließlich Hardware, Software, Lizenzen und digitale Assets. Erfassen und verwalten Sie Bestandsdaten effizient durch Automatisierung.
- Klassifizierung und Kategorisierung von Assets: Um Ressourcen effizient zuzuteilen und Prioritäten bei der Verwaltung zu setzen, sollten Sie die Assets nach Faktoren wie Art, Eigentum, Relevanz und Verwendung klassifizieren und kategorisieren.
- Dokumentation: Erfassen Sie das Kaufdatum, die Garantie, die Konfiguration, die Lizenzvereinbarungen und die Nutzungshistorie des Assets. Speichern Sie Assets in zentralen Repositories für schnellen Zugriff.
- Lifecycle Management: Systematische Verwaltung von Assets vom Kauf bis zur Entsorgung. Gemäß den dokumentierten Prozessen umfasst dies den Erwerb, die Bereitstellung, die Wartung, die Aktualisierung und die Stilllegung.
- Compliance Management: Überwachen Sie die ITAM-Vorschriften und setzen Sie diese durch. Führen Sie regelmäßig Audits und Überprüfungen durch, um die Einhaltung von Vorschriften, Branchen- und Lizenzbestimmungen sicherzustellen.
- Optimierung und Kostenkontrolle: Maximieren Sie den Wert Ihrer IT-Assets und reduzieren Sie die Kosten. Optimieren Sie Ihre IT-Ausgaben, indem Sie ungenutzte oder doppelte Geräte ausmustern, Lizenzen konsolidieren, vorteilhafte Anbieterverträge aushandeln und Kosten senken.
- Sicherheits- und Risikomanagement: Schutz des Netzwerkes vor Cyberangriffen, illegalem Zugriff und Datenpannen. Implementieren Sie Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung, Patch-Management und Sicherheitsüberwachung.
- Schulung und Sensibilisierung: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über ITAM-Regeln, -Prozesse und Best Practices. Vergewissern Sie sich, dass die Beteiligten ihre Pflichten im IT-Asset-Management verstehen.
- Kontinuierliche Verbesserung: Überwachung und Analyse von ITAM-Verfahren und -Praktiken, um Probleme zu finden und zu beheben. Entwicklung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zur Anpassung an technologische und organisatorische Veränderungen.
- Integration mit ITSM und anderen IT-Prozessen: Um die Koordination und Abstimmung der IT-Aktivitäten zu gewährleisten, sollte ITAM in andere IT-Prozesse wie IT-Service-Management (ITSM), Change Management und Konfigurationsmanagement integriert werden.
Diese Best Practices können Unternehmen dabei helfen, solide ITAM-Systeme zu entwickeln, die IT-Assets verwalten, Investitionen optimieren und Unternehmensziele erfüllen.
ITAM, HPE und Nachhaltigkeit
ITAM (IT-Asset-Management) und HPE (Hewlett Packard Enterprise) sind durch zahlreiche Services für ein verantwortungsvolles IT-Asset-Management strikt auf Nachhaltigkeit konzentriert:
- HPE Asset Upcycling Services konzentriert sich auf die nachhaltige Entsorgung außer Betrieb genommener IT-Assets. HPE unterstützt Unternehmen dabei, die Wertschöpfung aus ihren Assets zu maximieren, indem sie wiederaufbereitet, wiederverkauft oder recycelt werden, wodurch wiederum Elektroschrott reduziert und die Kreislaufwirtschaft gefördert wird.
- HPE Accelerated Migration Services unterstützt Unternehmen beim Wechsel zu effizienteren und nachhaltigeren IT-Infrastrukturen durch Optimieren der Ressourcen-Nutzung und Reduzieren der Umweltauswirkungen.
- HPE Pre-owned Technology Services: HPE bietet Services für gebrauchte Technologie an, die Unternehmen die Möglichkeit bieten, qualitativ hochwertige IT-Ausstattungen zu einem geringeren Preis zu erwerben. Indem die Nutzung wiederaufbereiteter Geräte gefördert wird, trägt HPE zur Reduzierung von Elektroschrott und zur Förderung der Nachhaltigkeit bei.
- HPE Circular Economy Report: HPE veröffentlicht einen Bericht zur Kreislaufwirtschaft, der das Engagement des Unternehmens für Nachhaltigkeit aufzeigt, indem die Bemühungen für ein verantwortungsvolles Asset-Management, für das Recycling sowie für die Reduzierung von Umweltauswirkungen in den Vordergrund gestellt werden.