Espace de travail numérique

Qu’est-ce qu’un espace de travail digital ?

Un espace de travail digital est une version virtualisée de l’environnement de bureau physique classique où de nombreux éléments de collaboration et de productivité sont assurés au moyen d’une combinaison d’applications digitales, de solutions de cloud computing et d’autres technologies.

Comment les espaces de travail digitaux sont-ils utilisés ?

Dans un écosystème digital, certaines activités ou fonctions de bureau sont effectuées virtuellement. Elles s’adaptent souvent aux besoins de secteurs d’activité ou de sécurité spécifiques, à des équipes restreintes ou à des préférences personnelles. Si des espaces de travail digitaux peuvent être déployés pour de petits groupes locaux d’employés, ils peuvent également être mis en place dans des bureaux ou des succursales situés dans des villes, des régions ou des pays différents.

Autrement dit, un espace de travail digital ouvre un vaste champ de possibilités aux entreprises, abolit les barrières usuelles des lieux de travail traditionnels, et fait évoluer la façon dont et l’endroit où nous travaillons.

Quelle infrastructure requiert un espace de travail digital ?

Les solutions d’espace de travail digital peuvent intégrer un nombre illimité d’appareils, de logiciels et de matériels. Un espace de travail digital peut se réduire à un système de courrier électronique, une messagerie instantanée, des outils de réunion virtuelle, des ressources cloud comme le stockage et le traitement, et des applications professionnelles ou des médias sociaux partagés. Lorsqu’il est déployé correctement, l’espace de travail digital a le potentiel d’accroître l’agilité, la flexibilité, la productivité et les revenus au sein de l’entreprise voire d’accélérer l’innovation.

L’évolution de l’espace de travail digital

Ce que l’on considère comme l’espace de travail est en constante évolution depuis l’industrialisation moderne. En revanche, l’espace de travail digital est un progrès relativement récent, porté par le développement rapide des appareils compatibles Internet, la croissance des données, le besoin de les analyser, et les besoins fluctuants d’une main-d’œuvre plus jeune.

 

Technologies

Au cours des 20 à 30 dernières années, des technologies nouvelles et prometteuses ont mûri rapidement, ajoutant des capacités pratiquement illimitées à la panoplie d’outils du personnel. L’Internet en particulier, ainsi que la pléthore de technologies qui en découlent, ont décentralisé la notion commune d’un lieu de travail bien défini. L’espace physique n’est plus nécessaire. La communication peut se faire instantanément sur des milliers de kilomètres. L’information peut être stockée, consultée et partagée en temps quasi réel. Le lien entre les personnes et la productivité n’a jamais été aussi court.

 

Données

Le monde actuel, toujours connecté, a laissé échapper une quantité exponentielle de données. Des téléphones portables à l’intelligence artificielle et au machine learning, l’Internet nous permet de générer et de collecter de grandes quantités d’informations (Big Data). Le problème ? Le lieu de travail a besoin de moyens rapides et fiables pour analyser et valoriser ces informations.

 

Personnes

L’espace de travail digital est également porté par l’évolution des besoins et des valeurs de collaborateurs plus jeunes et en pleine ascension. Alors que les baby-boomers cloisonnaient travail et vie privée, les générations suivantes souhaitent davantage de flexibilité dans leurs préférences professionnelles. Ceci a entraîné une généralisation des modèles de travail hybrides où les employés peuvent travailler à domicile ou dans d’autres lieux hors site suivant une base prédéterminée ou selon les besoins. Les travailleurs ont accès à tout ce dont ils ont besoin depuis un serveur ou une application cloud, et restent aisément en contact avec leurs équipes.

Quelles sont les composantes d’un modèle d’espace de travail digital ?

De manière générale, les modèles d’espace de travail digital comprennent tout assemblage de cinq composantes de base : communication, sécurité, stockage, analyse et gestion. Notez bien qu’un espace de travail digital ne doit pas nécessairement avoir toutes les composantes, mais seulement ceux utiles au bon déroulement d’une journée de travail spécifique.

 

Communication

La communication est essentielle à la réussite de tout espace de travail digital. Il faut pouvoir interagir et collaborer en temps réel ou quasi réel depuis un endroit ou plusieurs. Les programmes usuels sont les plateformes de messagerie instantanée comme Slack et les applications de réunion virtuelle comme Zoom. Cette composante doit aussi inclure des méthodes asynchrones. Comparée à la communication synchrone, la communication asynchrone ne nécessite pas une action instantanée, elle permet aux interlocuteurs de fournir des réponses ou des informations quand cela leur convient Le courrier électronique en est un exemple très répandu.

 

Sécurité

Bien que pratique, le transfert en ligne de leurs flux de travail et programmes essentiels expose les entreprises à des menaces virtuelles et à des cybernétiques potentielles. Il est impératif qu’un espace de travail digital soit protégé des pirates et des diverses attaques malveillantes. La sécurité peut être imposée par la conformité ou les réglementations gouvernementales, ou laissée à la discrétion de l’entreprise ou à l’appréciation de ses besoins.

 

Stockage

Qu’il s’agisse de serveurs physiques sur site ou de serveurs cloud, il leur faut impérativement avoir une capacité de stockage suffisante pour gérer les charges de travail prévues et imprévues.

 

Analyse

Lorsque la collecte et l’analyse de quantités massives de données constituent une fonction de travail essentielle, le fait d’avoir une ossature digitale solide et efficace permet d’accroître l’agilité, d’optimiser l’innovation et de renforcer l’avantage concurrentiel.

 

Gestion

Un environnement de travail digital exige d’avoir un système pour suivre chaque projet, surtout lorsqu’il s’agit de coordonner des employés de plusieurs sites. Pour ce faire, il faut une forme de gestion de projet pour suivre un avancement du début à la fin ; une gestion des dossiers permettant aux utilisateurs de collaborer via une interface unique ; et une gestion efficace des processus permettant d’identifier les inefficacités et de rationaliser les flux de travail.

Quels sont les avantages et les inconvénients d’un espace de travail digital ?

Avantages

  • Vous explorez davantage de possibilités d’évolutivité et de flexibilité, et vous vous adaptez aux nouvelles opportunités commerciales ou aux perturbations inattendues de l’activité (par ex. une pandémie mondiale, des intempéries, etc.).
  • Vous permettez à vos employés de travailler partout où ils le peuvent (en voyage, entre deux réunions sur des sites externes, à domicile) grâce à des fonctions de collaboration et de multitâche améliorées, à même d’accroître la productivité.
  • Vous attirez des talents potentiels qui accordent de l’importance à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et qui peuvent être attirés par un modèle de travail hybride ou à distance et d’autres expériences alignées sur leurs priorités. Le passage à un modèle digital peut également contribuer à augmenter le taux de rétention des employés.
  • Vous réduisez vos frais généraux. L’installation de certains éléments d’un espace de travail digital peut réduire les frais de déplacement. Le passage à un modèle virtuel ou à distance à plein temps permet de supprimer les frais généraux fixes tels que l’espace de bureau et le mobilier.
  • Vous renforcez la transparence. L’intégration d’une plus grande partie de votre flux de travail dans l’espace digital fournit des informations dans vos opérations quotidiennes et vous aide à mieux identifier les points forts et ceux à améliorer.
  • Vous augmentez vos revenus. Associés à d’autres économies, les modèles digitaux offrent une plus grande souplesse qui permet d’accélérer les opportunités commerciales et le lancement des entreprises sur le marché.

Inconvénients

  • Vous avez besoin d’une connexion internet fiable et suffisamment puissante à tout moment. Sans elle, tous vos efforts aboutissent à une impasse.
  • Vous vous exposez aux cybermenaces et autres menaces particulières. Contrairement aux modèles traditionnels, où les ressources sont plus isolées des forces extérieures, les données précieuses peuvent devenir la cible des pirates informatiques, des espions industriels et d’autres acteurs malveillants.
  • Votre solution nécessite un investissement initial et des coûts réguliers, notamment pour l’installation, la formation, la gestion et les mises à jour.

Les solutions d’espaces de travail digitaux de HPE

HPE sait que l’avenir du travail sera construit sur des architectures Edge to Cloud. Et en tant qu’entreprise Edge to Cloud, HPE offre un portefeuille robuste de solutions et de services informatiques conçus spécifiquement pour accélérer la transformation digitale.

Avec ses puissantes solutions de traitement et de stockage sur site et ses plateformes cloud telles que HPE GreenLake, HPE fournit l’infrastructure dont les entreprises leaders ont besoin pour créer des environnements de travail hybrides et basés sur le cloud, protégés par une sécurité intégrée. HPE peut même gérer vos solutions d’espace de travail digital, afin de vous laisser plus de temps, d’énergie et de budget pour vous concentrer sur une authentique innovation d’entreprise.

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