Local de trabalho digital

O que é um local de trabalho digital?

Um local de trabalho digital é uma forma virtualizada do ambiente tradicional de escritório presencial, onde muitos elementos de colaboração e produtividade são realizados por meio de alguma combinação de aplicativos digitais, computação em nuvem e outras tecnologias.

Como os locais de trabalho digitais são usados?

Em um ecossistema digital, certas atividades ou funções de escritório são realizadas virtualmente e, muitas vezes, acomodam necessidades específicas do setor ou de segurança, equipes selecionadas e preferências pessoais. Embora os locais de trabalho digitais possam ser implantados para pequenos grupos locais de funcionários, eles também podem ser configurados para vários escritórios ou filiais, estejam eles localizados em diferentes cidades, estados ou países.

Em outras palavras, um local de trabalho digital abre inúmeras possibilidades para as empresas, quebra as barreiras comuns dos locais de trabalho tradicionais e evolui como e onde trabalhamos.

Qual infraestrutura um local de trabalho digital exige?

As soluções de local de trabalho digital podem integrar qualquer número de dispositivos, software e hardware. Um local de trabalho digital pode ser tão simples quanto e-mail e mensagens instantâneas, ferramentas de reunião virtual, recursos de nuvem como armazenamento e processamento e mídia social compartilhada ou aplicativos de negócio. Quando implantado corretamente, o local de trabalho digital tem o potencial de aumentar a agilidade, flexibilidade, produtividade e receita, e até mesmo acelerar a inovação.

A evolução do local de trabalho digital

O significado de local de trabalho está em constante fluxo desde a industrialização moderna; no entanto, o local de trabalho digital é um avanço relativamente recente, estimulado por desenvolvimentos rápidos em dispositivos habilitados para internet, o crescimento de dados e a necessidade de analisá-los, como as necessidades permanentes de mudança para uma força de trabalho mais jovem.

 

Tecnologia

Nos últimos 20 a 30 anos, tecnologias novas e empolgantes cresceram em ritmo acelerado, adicionando recursos virtualmente ilimitados ao cinto de ferramentas de uma força de trabalho. A internet em particular, juntamente com a infinidade de tecnologias que dela derivam, descentralizou a noção comum do que define onde trabalhamos. O espaço físico não é mais necessário. A comunicação pode acontecer instantaneamente através de milhares de quilômetros. As informações podem ser armazenadas, acessadas e compartilhadas quase em tempo real. A união entre as pessoas e a produtividade nunca foi tão próxima.

 

Dados

O mundo conectado e sempre ativo de hoje liberou uma quantidade exponencial de dados. De telefones celulares à inteligência artificial e machine learning, a internet nos permite gerar e coletar grandes quantidades de informações (por exemplo, Big Data). O problema? O local de trabalho precisa de maneiras rápidas e confiáveis de analisá-las e torná-las valiosas.

 

Pessoas

O local de trabalho digital também é estimulado pelas necessidades e valores em constante mudança de uma força de trabalho mais jovem e promissora. Enquanto a geração “baby boom” compartimentou o trabalho e a vida doméstica, as gerações posteriores desejam mais flexibilidade em suas preferências de trabalho, levando a uma adoção mais ampla de modelos de trabalho híbridos (ou seja, quando os funcionários podem trabalhar em suas casas ou em outros locais fora do escritório, conforme necessário ou de maneira pré-determinada). Os funcionários podem acessar o que precisam de um servidor ou aplicativo baseado na nuvem e manter contato com as equipes com facilidade.

Quais são os componentes de um modelo de local de trabalho digital?

De um modo geral, os modelos de local de trabalho digital incluem qualquer combinação de cinco componentes básicos: comunicação, segurança, armazenamento, análise e gerenciamento. Tenha em mente que um local de trabalho digital não exige ter todos os componentes, apenas os necessários para um determinado dia de trabalho.

 

Comunicação

A comunicação é fundamental para o sucesso de qualquer local de trabalho digital: interagir e colaborar em tempo real, ou quase, a partir de um ou vários locais. Programas comuns incluem plataformas de mensagens instantâneas, como Slack, e aplicativos de reunião virtual, como Zoom. Esse componente também deve incluir métodos assíncronos. Comparado à comunicação síncrona, a assíncrona não requer ação instantânea, permitindo que as pessoas respondam ou façam atualizações de acordo com seus cronogramas. Um exemplo amplamente utilizado disso é o e-mail.

 

Segurança

Embora seja conveniente, a mudança de fluxos de trabalho e programas críticos para o mundo online pode abrir as empresas a possíveis ameaças virtuais e cibernéticas. É imperativo que um local de trabalho digital se proteja contra hackers e outros ataques maliciosos. A segurança pode ser exigida de acordo com a conformidade ou regulamentos governamentais ou deixada a critério e/ou necessidades da empresa.

 

Armazenamento

Seja no local em servidores físicos ou carregado na nuvem, ter armazenamento suficiente para lidar com cargas de trabalho esperadas e inesperadas é uma necessidade absoluta.

 

Análise

Quando a coleta e despejo de grandes quantidades de dados é uma função de trabalho de missão crítica, ter uma base digital forte e eficiente pode aumentar a agilidade, aprofundar a inovação e aumentar a vantagem competitiva.

 

Gerenciamento

Um ambiente de trabalho digital exige um sistema para acompanhar todos os projetos, especialmente ao coordenar funcionários de vários locais. Fazer isso provavelmente requer uma forma de gerenciamento de projetos para monitorar o progresso do início ao fim; gerenciamento de casos que permite que os usuários colaborem por meio de uma única interface; e gerenciamento de processos eficaz que pode ajudar a identificar ineficiências e otimizar fluxos de trabalho.

Quais são as vantagens e desvantagens de um modelo de local de trabalho digital?

Vantagens

  • Explore mais oportunidades de capacidade de expansão e flexibilidade e adapte-se a novas oportunidades de negócios ou interrupções inesperadas nos negócios (por exemplo, uma pandemia global, clima adverso etc.).
  • Capacite os funcionários a trabalhar onde puderem (em viagens, entre reuniões em locais fora do escritório, em casa), oferecendo recursos aprimorados de colaboração e multitarefa que podem melhorar a produtividade.
  • Atraia talentos em potencial que valorizam o equilíbrio entre vida profissional e pessoal e podem ser influenciados por um modelo de trabalho híbrido ou remoto e outras experiências de funcionários que atendam às suas prioridades. Mudar para um modelo digital também pode ajudar a aumentar as taxas de retenção de funcionários.
  • Reduzir a sobrecarga. A instalação de elementos de um local de trabalho digital pode reduzir as despesas de deslocamento. Mudar para um modelo virtual ou remoto em tempo integral elimina custos fixos indiretos, como espaço de escritório e móveis.
  • Melhorar a transparência. Levar mais do seu fluxo de trabalho para o espaço digital oferece mais insights sobre as operações do dia a dia, ajudando a identificar sucessos e oportunidades de melhoria.
  • Aumentar a receita. Combinados com outras economias de custos, os modelos digitais oferecem mais agilidade que acelera as oportunidades de negócios e ajuda as empresas a chegarem ao mercado mais rapidamente.

Desvantagens

  • Precisa de uma conexão de internet confiável e forte o suficiente em todos os momentos. Sem isso, o trabalho sofre com congestionamentos.
  • Vulnerabilidade a ameaças cibernéticas e outras ameaças específicas. Ao contrário dos modelos tradicionais, onde os recursos são mais isolados de forças externas, dados valiosos podem se tornar um alvo para hackers, espionagem corporativa e outros agentes mal-intencionados.
  • Requer investimento inicial e custos regulares, incluindo configuração, treinamento, gerenciamento e atualizações.

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